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E-Mail-Anbindung

Postfach anbinden, und eingehende Kundenmails werden zu Tickets. Antworten der Agenten gehen über dasselbe Postfach hinaus, sodass der Kunde die Konversation wie einen ganz normalen Mail-Thread erlebt.

Postfach anbinden

Unter Einstellungen → E-Mail-Konten klicken Sie auf E-Mail-Konto hinzufügen. Für Gmail und Microsoft 365 melden Sie sich per OAuth an, keine App-Passwörter, keine IMAP-/SMTP-Daten zum Hin- und Herkopieren. Für andere Anbieter hinterlegen Sie IMAP-Daten zum Empfang und SMTP-Daten zum Versand; wir testen beides vor dem Speichern.

Schlägt der Test fehl, sagt Ihnen die Fehlermeldung, welche Seite betroffen ist und grob warum. In der Regel sind Firewall-Regeln oder veraltete Zugangsdaten die Ursache.

Was danach passiert

Fesk prüft das Postfach in kurzen Abständen. Neue Nachrichten werden zu Tickets: Betreff als Titel, Nachrichtentext als Beschreibung, Absender als Kundenkontakt, Anhänge bleiben erhalten (standardmäßig bis 10 MB pro Datei).

Antworten innerhalb eines bestehenden Threads werden über Mail-Header dem bestehenden Ticket zugeordnet und als Kommentare angehängt, nicht als neue Tickets. Wenn ein Agent aus Fesk heraus antwortet, geht die Nachricht über Ihr konfiguriertes SMTP-Konto und wirkt für den Kunden wie eine normale Antwort von Ihrer Support-Adresse.

E-Mail-Zustellung prüfen

Wenn ausgehende Mails im Spam-Ordner landen, prüfen Sie zuerst die Authentifizierung Ihrer Versanddomain. Drei DNS-Einträge sind dabei wichtig:

  • SPF: listet, welche Server in Ihrem Namen versenden dürfen
  • DKIM: signiert ausgehende Nachrichten kryptografisch, damit der Empfänger die Herkunft prüfen kann
  • DMARC: legt fest, wie Empfänger mit SPF- oder DKIM-Fehlern umgehen sollen, und bittet sie um Reports

Fesk prüft das Alignment bei jeder ausgehenden Nachricht und blendet in den Einstellungen einen Warnhinweis ein, wenn etwas fehlt oder nicht passt. Die Einstellungsseite für die E-Mail-Anbindung enthält fertige DNS-Werte zum Kopieren für Ihre Domain.

Mehrere Postfächer gleichzeitig

Sie können so viele Postfächer anbinden, wie Sie brauchen, support@, billing@, sales@, security@, getrennte Domains für getrennte Marken. Jedes Postfach kann ein eigenes Standard-Label oder einen Standard-Ticket-Typ haben, sodass Nachrichten sich beim Eintreffen schon selbst sortieren.

Fesk

Ein gemeinsames Ticket-Board für Support-Teams.

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